ICOM Praha 2022 – zásady ochrany osobních údajů

Tyto zásady stanoví společnosti ICOM, ICOM Czech Republic a GUARANT International (dále jen „ICOM“ nebo „my“, „náš“ ve všech tvarech) jakožto společní správci údajů užívají a chrání osobní údaje, které jim dáváte (dále jen „vy“, „váš“ ve všech tvarech) k dispozici při návštěvě internetových stránek https://prague2022.icom.museum/ (dále jen „internetové stránky“), v průběhu registrace na 26. generální konferenci ICOM v Praze (dále jen „akce“), na niž dohlíží ICOM, ICOM Czech Republic a GUARANT International (společně dále jen „správci“).

Správci se zavazují chránit osobní údaje a respektovat soukromí v souladu s platnými právními předpisy, zejména s ustanoveními nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, známého pod zkratkou GDPR, a se zákonem č. 110/2019 Sb. o zpracování osobních údajů.

Správci mohou tyto Zásady ochrany osobních údajů příležitostně měnit. Upravené znění zveřejní na internetových stránkách. Správci vás vyzývají, abyste na této stránce pravidelně kontrolovali aktualizace Zásad ochrany osobních údajů.

Kdo shromažďuje vaše osobní informace?

Vaše osobní údaje mohou shromažďovat správci prostřednictvím registračního formuláře, když navštěvujete internetové stránky a vyhledáváte na nich informace, když se účastníte akce a/nebo když vás někdo zaregistruje na akci jako doprovod.

Internetové stránky mohou obsahovat odkazy na stránky třetích osob, včetně odkazů pro sdílení na sociálních sítích. Upozorňujeme Vás, že tyto odkazy pro sdílení na sociálních sítích umožňují o Vás shromažďovat informace. Chcete-li znát zásady použití těchto údajů, doporučujeme vám přečíst si zásady o ochraně osobních údajů konkrétních sociálních sítí, které jsou dostupné na jejich internetových stránkách.

Jaké údaje shromažďujeme?

Správci shromažďují osobní údaje pouze po předchozím upozornění a jen pokud je nezbytně potřebují k účelům popsaným níže. Správci proto shromažďují následující informace:

• Během vaší návštěvy internetových stránek akce obecně platí, že internetové stránky můžete procházet, aniž byste poskytovali jakékoli osobní údaje. Jedinými informacemi, které lze shromažďovat při běžném procházení stránek, jsou informace určené pro serverový log (IP/Internet Protocol, název domény, typ prohlížeče, operační systém atd.).
• Při registraci na akci:
  • příjmení, jméno, stát
  • kontaktní údaje (e-mail, telefonní číslo)
  • název Vaší společnosti nebo instituce a Vaše postavení v rámci takové společnosti nebo instituce
  • členské číslo ICOM, je-li to potřeba
  • poslední účast na generální konferenci ICOM
  • status studenta
  • účast na setkáních během akce
  • stravovací a jiné požadavky
• Při registraci na akci jako doprovodná osoba:
  • příjmení, jméno, stát
  • kontaktní údaje (e-mail, telefonní číslo)
  • stravovací a jiné požadavky

Poskytnutí některých údajů může být povinné. Povinná pole jsou označena odpovídajícím způsobem. Upozorňujeme, že pokud tato pole nevyplníte, nebudete se moci registrovat k účasti na konferenci.

• Při účasti na konferenci:
  • Obrazový záznam Vaší osoby: Upozorňujeme, že za účelem vysílání konference, zveřejnění videa o konferenci online na internetových stránkách, internetových stránkách správců, na kanálech sociálních sítí a pro účely komunikace během konference může být pořizován její záznam. V této souvislosti může být pořízena Vaše fotografie nebo zvuková nahrávka, zejména pokud během prezentace vznesete na přednášejícího dotaz.

K čemu shromážděné informace užíváme?

Informace, které o Vás shromažďujeme, užíváme v rámci registrace a správy konference a za účelem:

• správy Vaší registrace na akci a zasílání potřebných informací za účelem přístupu na akci a účasti na ní
• organizace a řízení akce
• vyhovění Vaší žádosti o poskytnutí informací
• navázání kontaktu s Vámi, abychom mohli reagovat na váš dotaz či návrh
• navázání kontaktu s vámi z bezpečnostních důvodů, a to během akce či po akci
• ulehčení orientace na internetových stránkách
• správy registrace a vstupů na akci
• provedení analýzy a statistického vyhodnocení účasti na akci

Pokud se to ukáže jako nezbytné, můžeme Vaše osobní údaje použít pro splnění naší právní nebo správní povinnosti.

Komu vaše osobní údaje sdělujeme?

Přístup k Vašim údajům omezujeme pouze na ty zaměstnance, kteří je potřebují. Tito zaměstnanci mají povinnost je chránit a zachovávat jejich důvěrnost.

Vaše osobní údaje jsme rovněž oprávněni sdělit svým partnerům, abychom mohli splnit výše uvedené účely. Naši partneři v takovém případě obdrží pouze osobní údaje nezbytné k poskytování uvedených služeb a v žádném případě nejsou oprávněni tyto osobní údaje používat v jiné souvislosti než s danou službou ani pro jiné účely, než pro které byly údaje shromážděny.

Vaše osobní údaje v žádném případě nepředáváme třetím osobám bez vašeho předchozího souhlasu, ledaže by sdělení těchto údajů bylo vyžadováno platnými právními předpisy, zejména na žádost soudního orgánu v souladu s právními předpisy.

Jsou vaše osobní údaje předávány do třetích zemí?

Vaše osobní údaje jsou Správci uchovávány v Evropské unii.

Právo podat stížnost u dozorového úřadu

Máte právo podat stížnost u příslušného dozorového úřadu v členském státě EU. Na území České republiky se můžete obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů. Více informací (včetně kontaktních údajů) naleznete na internetových stránkách úřadu zde: https://www.uoou.cz/.

Vaše osobní údaje však mohou být předány našim autorizovaným partnerům a poskytovatelům technických služeb, kteří se mohou nacházet mimo Evropský hospodářský prostor. V takovém případě správci zajistí, aby tito partneři nabízeli odpovídající úroveň ochrany osobních údajů a aby byla taková ochranná opatření zavedena předtím, než dojde k jakémukoli předání údajů.

Jak dlouho osobní údaje uchováváme?

Informace shromážděné správci jsou uchovávány po omezenou dobu potřebnou k dosažení účelů, kvůli kterým byly shromážděny, a až do doby, dokud neuplatníte svá práva, jak je popsáno níže. Vaše osobní údaje budou vymazány 12 měsíců po skončení akce.

Některé Vaše osobní údaje jsme však oprávněni uchovávat po delší dobu, a to výhradně za účelem splnění jakékoli právní povinnosti nebo abychom mohli reagovat na jakékoli dotazy či stížnosti, které nám mohou být zaslány po skončení akce.

Zabezpečení a důvěrnost osobních údajů

Bezpečnost Vašich údajů bereme velmi vážně a veškeré shromážděné údaje se snažíme chránit. Snažíme se zejména zabránit tomu, aby byly Vaše údaje zkresleny, poškozeny nebo zpřístupněny neoprávněným třetím osobám.

Proto jsme zavedli ochranná opatření, abychom zajistili důvěrnost, bezpečnost a neporušenost Vašich údajů. Zajišťujeme například, aby byl přístup k údajům umožněn pouze těm našim zaměstnancům, kteří byli vyškoleni ohledně dodržování pravidel o zachování důvěrnosti. Dále se zavazujeme uchovávat Vaše údaje v zabezpečeném provozním prostředí. Tato opatření zohledňují citlivost údajů, které shromažďujeme, zpracováváme a uchováváme, a současný stav technologií.

Žádný způsob přenosu údajů na internetu ani žádný způsob elektronického ukládání není dokonale zabezpečený. Ačkoli tedy vynakládáme veškeré úsilí k ochraně Vašich osobních údajů, nemůžeme kontrolovat rizika spojená s používáním internetu a upozorňujeme Vás na možná rizika spojená s občasnou ztrátou údajů nebo porušením důvěrnosti při přenosu údajů prostřednictvím sítě internet.

Jaká jsou vaše práva týkající se vašich osobních údajů a kontroly jejich používání?

V souladu s platnými právními předpisy máte právo na přístup ke svým osobním údajům, jejich opravu a výmaz, jakož i právo na omezení zpracování a právo na přenositelnost svých údajů.

Máte také právo vznést z oprávněných důvodů námitku vůči správci proti zpracování svých údajů a odvolat svůj souhlas, pokud je zpracování vašich osobních údajů založeno na odpovídajícím právním základě, a uplatnit nárok u úřadu pro ochranu osobních údajů.

Tato práva můžete uplatnit tak, že nás kontaktujete na adrese info@guarant.cz.

Jaké jsou vaše povinnosti?

Jako uživatel internetových stránek jste povinni dodržovat platné právní předpisy týkající se ochrany osobních údajů. Zejména ve vztahu k osobním údajům, k nimž máte přístup, se musíte zdržet jakéhokoli shromažďování, zneužití a obecně jakéhokoli jednání, které by mohlo vést k porušení soukromí nebo základních práv a svobod.

Kontaktujte nás

Máte-li jakékoli dotazy nebo stížnosti týkající se těchto Zásad ochrany osobních údajů, kontaktujte nás on-line nebo e-mailem na adrese info@guarant.cz.